Corespondenta
De la Publicitate Enciclopedica
Bibliografie
Cuprins |
Corespondenta
Pe vremuri a scrie o scrisoare era o adevarata arta, iar scrisoarea o placere nu numai pentru cel care o scria, ci si pentru cel care o primea. Astazi , doar scriitorii, artistii - in general - si indragostitii mai scriu cu pasiune scrisori. In iuresul unei existente trepidante , majoritatea oamenilor prefera telefonul , faxul sau telexul pentru transmiterea unor informatii. Cu toate acestea constatam cu totii ca scrisorile nu au disparut din viata noastra , dovedindu-si utilitatea dintotdeauna. Datorita perfectionarii mijloacelor de transport , scrisorile ajung astazi in timp record in cele mai indepartate colturi ale lumii incit nu faptul ca mesajul pe care-l transmitem ajunge cu intirziere ne face sa nu mai scriem... Ceea ce ne lipseste este interesul si uneori talentul de a transmite ideile intr-o forma eleganta. Si nu in ultimul rind ... lenea. Intr-adevar , o scrisoare trebuie sa exprime o gindire clara , coerenta , redactata intr-un stil ales. Chiar si scrisul trebuie sa fie ingrijit pentru a nu da dureri de cap celui care o citeste. Toate acestea presupun sa ne rezervam un timp special pentru corespondenta , pentru alegerea hirtiei si a plicului, terminind cu expedierea scrisorii prin posta. Cui nu i s-a intimplat sa descopere dupa multe zile o scrisoare neexpediata dar de la care asteapta cu nerabdare raspuns? Vom vedea ca trebuie sa stim citeva lucruri importante despre scrisoare in general pentru a putea vorbi despre bunele maniere care trebuie sa guverneze si acest mod de a ne " prezenta " in fata cuiva , indiferent ca este vorba despre o persoana apropiata sau despre una oficiala.
Exista desigur si scrisori pe care suntem obligati sa le
scriem , ceea ce reprezinta un supliciu. Dar tocmai aceasta
dificultate pe care trebuie s-o invingem da mai mare valoare
scrisului si va face scrisorile mai pretioase decit un schimb de
replici telefonice. Chiar cei care se pling de lipsa de timp nu
scapa de datoria de a raspunde scrisorilor primite. Sa intirzii
prea mult cu un raspuns inseamna o desconsiderare a corespon-
dentului. Din aceasta intirziere pot sa rezulte animozitati , pierde-
rea relatiilor sociale sau comerciale , si de aici grave incurca-
turi personale sau financiare. Prin urmare , chiar daca avem motive
de a intirzia un raspuns trebuie sa confirmam primirea scrisorii.
Exista insa si situatii in care putem sa intelegem de ce nu ni
se raspunde. Este cazul indragostitului fara speranta ce bombardeaza
literalmente cu scrisori o tinara ce nu-i impartaseste sentimentele
sau cazul grafomanilor , cunostinte intimplatoare care ne trimit
misive , uneori interminabile , total neinteresante.
Scrisorile exista in viata noastra si sunt necesare in
toate situatiile. Exista scrisori de afaceri dar si scrisori de
prietenie , de dragoste , unele pline de ura , de disperare , de spe-
ranta. In toate insa se va pastra stima fata de destinatar si nu
numai in formulele de politete ci mai ales prin formularea gindului
clar , in termeni adecvati textului. Pentru a atinge acest scop nu
putem indica formule , reguli , pentru ca de fapt fiecare scrisoare
depinde de cultura , caracterul si educatia celui care o scrie.
Exista totusi doua conditii : acordul dintre continutul scri-
sorii si stil precum si un efort minim pe care trebuie sa-l faci
pentru a te exprima pe intelesul destinatarului.
Cind scriem sa ne imaginam ca aceste rinduri ar putea fi publicate
(sa zicem) si ca ar putea fi citite de catre necunoscuti. Oricit de
intima ar fi o scrisoare, nu trebuie sa fie compromitatoare pentru nimeni.
Chiar daca avem unn conflict cu cineva si alegem aceasta cale pentru a-l
rezolva simtind nevoia de a-i spune citeva cuvinte care sa-l usture - ca
un "brusture", ne vom abtine. Sa nu uitam ca se compromite intotdeauna cel
care foloseste cuvintele urite si nu cel care leciteste!
SECRETUL CORESPONDENTEI
Curiozitatea tine de natura omului - nimeni nu este complet scutit de ea , dar ea nu ne da dreptul sa devenim indiscreti si , in nici un caz , sa atentam la secretul corespondentei. Cind pui o scrisoare inchisa la posta inseamna ca te protejezi in mod legal impotriva deschiderii ei. Ai dreptul de a urmari in justitie pe cel care iti deschide scrisorile. Este unul dintre cazurile cind legea coincide total cu regulile bunei cuviinte. Se intelege de la sine ca citirea corespondentei adresate altei persoane constituie un grosolan abuz de incredere si o imixtiune intolerabila in viata acesteia , chiar daca este vorba de soti , parinti , copii. Gestul acesta poate avea uneori urmari grave si imprevizibile in relatiile de pilda dintre parinti si copii. Este cu totul altceva sa ceri voie sa citesti o scrisoare si sa ti se permita s-o faci !... mai mult...[1]
Corespondenţa comercialã
1. Scrisoare de afaceri
1.1. Forma scrisorii de afaceri este fixã. Ea trebuie sã cuprindã:
- antet - în care sunt menţionate urmãtoatele date: numele complet şi adresa firmei eminente (Emiţãtorul, E), numãrul de referire la înregistrarea în Registrul Comerţului (numãrul de înregistrare şi datã), cod fiscal, numãr de cont în bancã. Tot în antet este prezentã emblema firmei emitente (E) în culoarea ei specificã.
- adresa firmei cãtre care se adreseazã (Receptorul, R) va fi scrisã în bloc, nu în continuare, având menţionate elementele unul sub altul;
- data redactãrii scrisorii se va menţine în perioada dreaptã, sus pe paginã;
- textul scrisorii se redacteazã începând din partea stângã a paginii, de la acelaşi nivel. Nu este recomandat a se folosi aliniatul;
- titlul nu se subliniazã;
1.2. Scrisoarea circularã este un tip de scrisoare de vânzare prin corespondenţã, un text multiplicat pe sute poate mii de exemplare, fãrã a se şti cine va cumpãra în final produsul trebuie adresatã nominal, deci este nevoie ca E sã cunoascã numele complet şi corect al lui R înainte de a se adresa acestuia. Aceastã scrisoare este redactatã într-un procesor de text. Un element metataxabil absolut indispensabil este semnãtura emiţãtorului, care personalizeazã textul, îi apropie pe E şi R şi, de ce nu, l-ar putea convinge pe R sã rãspundã afirmativ.
1.3. Scopul scrisorii de afaceri este acela de:
a) a transmite un mesaj
b) a-l determina pe R sã acţioneze
c) a atrage simpatia lui R faţã de E
De menţionat cã nu întotdeauna acest scop este atins, ceea ce face ca majoritatea scrisorilor de afaceri sã eşueze din bun început, nefiind în stare sã transmitã mesajul propus. De aceea, e bine de ştiut cã principalele însuşiri ale unei scrisori de afaceri sunt urmãtoarele:
a) claritate (scrisoarea sã fie conceputã în mod clar, dupã un plan)
b) simplitate (frazele dã fie scurte, frazele lungi pierd din claritate, iar mesajul nu îşi va atinge ţinta)
c) conciziune (planul scrisorii sã fie conceput pe puncte, iar acestea sã fie tratate pe rând)
d) ton amical (de abordat acolo unde este cazul)
Nu trebuie sã lipseascã concluzia finalã a textului, pentru ca R sã înţeleagã clar ce solicitã E de la el.
1.4. Foarte importantã este redactarea. De felul în care este conceputã o scrisoare de afaceri depinde realizarea scopului propus de E şi satisfacerea ambelor pãrţi (E şi R).
Se vor folosi cu precãdere unitãţi lexicale şi frazeologice aparţinând limbajului economic şi juridic, termeni specifici, destinaţi comunicãrii într-un anumit sector al vieţii socio-profesionale. Ideile vor fi prezentate logic, pe aliniate (spaţiul lãsat între paragrafe va fi dublu).
De reţinut cã enunţurile lungi, arborescente genereazã un mesaj ambiguu, ceea ce face ca textul sã-şi piardã din claritate. Expunerile preţioase vor fi evitate dar E se va feri, în acelaşi timp, de exprimãri colocviale, vulgare.
Idealul, într-o asemenea scrisoare, este ca sã fie exprimate cât mai multe idei în cât mai puţine cuvinte.
Corespondenţa comercialã se deosebeşte astfel net de corespondenţa particularã (specie a literaturii subiective, alãturi de jurnalul intim, memorii şi autobiografie) care degajeazã subiectivism, afectivitate, sensibilitate, familiaritate, nefondare ştiinţificã a ideilor prezentate. Corespondenţa comercialã, dimpotrivã, cu cât este mai riguros ştiinţificã şi îşi va demonstra ideile, cu atât mai eficientã va fi.
Pe parcursul unui asemenea text, toate ideile converg cãtre o singurã problemã. Cu alte cuvinte, E îi cere lui R un singur fapt, îi oferã spre analizã un singur produs/serviciu, îi încredinţeazã un singur mesaj, îl atenţioneazã asupra unui singur neajuns etc. (în funcţie de tipul de scrisoare). Lãrgind sfera referentului, atenţia va fi disperatã şi inegal
distribuitã, iar mesajul se va dovedi ineficient, inoperant. Este necesar a fi respectate cu stricteţe regulile de ortografie şi de punctuaţie ale limbii române literare contemporane.
- Abrevierile care se terminã la fel ca şi cuvântul se scriu fãrã punct (dl, dr, dna)
- Abrevierile care se terminã altfel decât cuvântul se scriu cu punct (sept., a.m., p.m.)
- Folosim virgula dupã:
- enumerãri
- apoziţie (Dl Popescu, noul nostru... vã va anunţa...)
- atributiva intercalatã (Dl Popescu, pe care l-aţi întâlnit, va veni...)
- vocativ - numele sau titlul (veţi fi de acord, domnilor, sã...)
• Folosim punct şi virgulã - în enumerarea unor elemente descrise pe scurt fiecare:
Filip, care se ocupã de vânzãri Rãduicã,
care se ocupã de contracte, Mihãilã care se ocupã de protocol şi ...........
- Folosim douã puncte înaintea unei enumerãri
- Nu folosim semnul exclamãrii în scrisorile de afaceri
- Folosim parantezele pentru a include între ele informaţii suplimentare dar nu le încadrãm prin virgule.
Comunicarea permanentã este absolut necesarã şi obligatorie în activitatea socialã şi economicã. Ea se poate realiza fie verbal (o modalitate din ce în ce mai eficientã cu condiţia ce E sã fie un bun cunoscãtor de Relaţii Publice), fie în scris (prin corespondenţã).
Corespondenţa oficialã se realizeazã între agenţii economici, înţelegând prin agent economic:
</center>
b) o societate comercialã;
c) o regie autonomã;
d) o asociaţie, o fundaţie;
e) organe de stat, parlamentare sau guvernamentale.
Corespondenţa în scris se realizeazã prin circulare, cataloage, liste de preţuri, scrisori comerciale.
Înţelegem prin corespondenţã comercialã întregul ansamblu al scrisorilor comerciale schimbate între agenţii economici sau între agenţii şi persoanele fizice în scopul de a perfecta diferite activitãţi comerciale, economice sau sociale. |
Aceste tipuri de texte se caracterizeazã printr-un stil al redactãrii specific, stilul corespondenţei comerciale.
În ciuda comunicãrii moderne prin telefon, fax, scrisoarea comercialã este de mare actualitate pentru cã prezintã numeroase avantaje:
b) evitã cheltuieli mari de deplasare ale partenerilor care nu dispun de mijloace (telex, transport pentru întrevederi);
c) evitã pierderea de timp;
Scrisoarea comercialã mai îndeplineşte şi un important rol economic deoarece ea reprezintã firma, intreprinderea, în faţa lui R (a destinatarului) şi ajutã la rezolvarea tranzacţiilor propuse. Ea intrã, de asemenea, în politica de Relaţii Publice.
Scrisoarea comercialã îndeplineşte, de asemenea un rol juridic de seamã fiind acceptatã drept mijloc de probã în justiţie. S-a prevãzut pãstrarea legalã a corespondenţei comerciale excesiv de voluminoase a firmelor, concernelor, holding-urilor pe microfilm.
Pe scurt, putem spune cã scrisoarea comercialã are rol:
a) practic;
b) economic;
c) juridic;
Conţinutul unei scrisori comerciale se plaseazã pe paginã astfel încât corpul scrisorii sã deţinã 2/3 din paginã, restul spaţiului fiind destinat celorlalte elemente de formã.
Pãrţile unui asemenea text sunt:
a) antet
b) numele şi adresa destinatarului (R)
c) obiectul scrisorii
d) conţinutul - organizat pe trei pãrţi:- introducerea, în care se specificã motivul pentru care se corespondeazã, însoţit de formule de politeţe
- corpul, unde se prezintã în ordine fãcându-se referire şi la celelalte normative în vigoare
- încheierea, care trebuie sã conţinã concluzia scrisorii, prezentatã într-o formã cât mai politicoasã
f) ştampila
În stânga paginii, jos, sunt menţionate iniţialele persoanei care a dactilografiat scrisoarea. ... mai mult... [2]
